Uusi IT-tukikumppani – Kuinka siirto hoidetaan ilman ongelmia?
IT-tuen siirto uudelle kumppanille voi tuntua raskaalta jo pelkästään ajatuksen tasolla. Vaikka tarve uudelle uudelle IT-tukikumppanille olisi olemassa, saattaa ennakkokäsitys muodostua esteeksi vaihdolle. Onneksi tukipalvelun siirto voidaan hoitaa kivuttomasti hyvällä suunnittelulla ja yhteistyöllä. Pätevä IT-tukikumppani hyödyntää kokemusta ja valmiita malleja siirtymän toteutukseen.
Kun IT-tukikumppani on valittu ja palvelusopimus allekirjoitettu, voidaan ruveta suunnittelemaan palvelun siirtämistä. On hyvä lähteä liikkeelle sillä ajatuksella, että itse siirto saa näkyä asiakkaan ja käyttäjän suuntaan mahdollisimman vähän. IT-tuen käyttöönotto pyritään aina suunnittelemaan niin, että niistä aiheutuvat vaikutukset asiakasyrityksen arkeen pysyvät minimissään.
Milloin IT-tukikumppani kannattaa vaihtaa?
Vaihto on ajankohtainen, kun nykyinen IT-tukikumppani ei enää vastaa yrityksen tarpeisiin: vasteajat ovat kasvaneet, hinnoittelu on epäselvää tai palvelun laatu on heikentynyt. Myös yrityksen kasvu voi tehdä nykyisestä kumppanista liian pienen. Luonteva hetki vaihdolle on sopimuskauden päättyminen, mutta vaihto on mahdollista toteuttaa myös kesken sopimuskauden, mikäli irtisanomisehdot sen mahdollistavat.
Kuinka kauan IT-tukikumppanin vaihto kestää?
Tyypillinen siirtymäprosessi kestää 2–4 viikkoa riippuen ympäristön laajuudesta ja dokumentaation kattavuudesta. Yksinkertaisimmissa ympäristöissä siirtymä voidaan toteuttaa jopa nopeammin. Monimutkaisemmissa ympäristöissä, joissa on useita palvelimia tai erikoisjärjestelmiä, kannattaa varata enemmän aikaa huolelliseen valmisteluun.
Miten IT-tuen siirtoa valmistellaan?
- Siirtymälle sovitaan asiakkaan lähtökohdista käsin sopiva aikataulu.
- Laaditaan yhdessä realistinen siirtymäsuunnitelma, jossa siirtymän vaiheet on selkeästi jäsennelty ja vastuuhenkilöt määritelty.
- Sovitaan yhteiset viestintätavat ja määritetään, kuka vastaa mistäkin tietojen siirron osalta.
Mitä dokumentaatiota siirtymässä tarvitaan?
On tärkeää, että uudelle IT-kumppanille siirtyy mahdollisimman kattava dokumentaatio asiakkaan IT-ympäristöstä. Näin saatu kokonaisvaltainen kuva tehostaa Service Deskin toimintaa sekä auttaa luomaan suunnitelman tulevaisuuden kehityskohteista.
Yhdessä sovitaan, millä tavoin tarvittavat järjestelmätiedot, prosessikuvaukset ja pääsyoikeudet siirretään uudelle kumppanille. Tiedon siirto saadaan hoidettua hyvinkin sujuvasti, mikäli edellisen kumppanin jäljiltä on olemassa tarkka dokumentaatio ja IT-ympäristön kehityssuunnitelma.
Joskus dokumentaation kerääminen vaatii hieman enemmän aikaa. Kannattaa muistaa, että jo vähäisinkin materiaali asiakkaan puolelta hyödyttää asiantuntijoita kartoitustyössä. Kuitenkin mitä runsaammin pohjatietoa ympäristöstä on tarjolla, sitä kattavampi tietopankki IT-tuen tulevaan käyttöön saadaan. Hyvä dokumentaatio nopeuttaa Service Deskin toimintaa tiketinratkaisuissa sekä auttaa luomaan kehityssuunnitelman IT-ympäristölle.
Kuinka tekninen siirtymä toteutetaan?
Teknisen siirtymän vaiheet vaihtelevat asiakaskohtaisesti: onko käytössä esimerkiksi pelkät työasemat vai siirretäänkö kaikki lähiverkosta alkaen? Meillä TNNetillä siirrossa käytetään tarvittaessa apuna tekniikan tiimiä. IT-tuen asiantuntijat koordinoivat migraation kulkua ja pitävät kaikki siirtotyöhön osallistuvat tahot ajan tasalla työn vaiheista. Varaudumme aina siirrossa mahdollisesti esiintyviin poikkeamiin varmuuskopioinnilla ja varasuunnitelmalla.
”Mitä näkymättömämmin IT-tuen siirto tapahtuu, sen paremmin olemme onnistuneet!”
Näkyykö siirto IT-tuen käyttäjille?
IT-tukipalvelun sujuvan siirron tulisi näkyä IT-tuen käyttäjille vain Service Deskin kontaktitietojen muuttumisena. Vanha puhelinnumero ja sähköpostiosoite korvataan uuden toimittajan yhteystiedoilla. Asiakkaan on tärkeää informoida omia käyttäjiään hyvissä ajoin siirtymään liittyvistä muutoksista. Jos siirron myötä käyttöön tulee uusia toimintamalleja, voidaan henkilökuntaa kouluttaa TNNetin taholta uusien mallien käyttöön.
IT-tuen siirto luo pohjan tulevaisuudelle
Siirtoprosessi tarjoaa asiantuntijoille perusteellisen näkymän asiakkaan IT-ympäristöön ja tarjoaa hyvän lähtökohdan ympäristön kehittämiselle. Jatkossa on mahdollista luoda yhdessä kehitysprojekteja asiakkaan tarpeiden sekä ympäristön kipupisteiden pohjalta.
Onko uusi IT-tukikumppani harkinnassa? Varaa ilmainen kartoitus — käydään läpi nykytilanne ja suunnitellaan siirtymä yhdessä.
IT-tukikumppanin vaihto edessä?
Onko uusi IT-kumppani hakusassa? TNNetin IT-tuki on laadukas asiakaslähtöinen palvelu yrityksen IT-arjen tueksi.
Ota meihin yhteyttä, niin kartoitetaan yrityksesi tukitarve:
