IT-tuen kilpailutus ja sopimuksen teko
IT-tukikumppanin valinta on strateginen päätös, joka kannattaa tehdä huolella. Tavoitteena on löytää pitkäaikainen kumppani, joka täyttää kriteerit – ja kenties jopa ylittää odotukset palveluasenteellaan. Kun IT-tuen kilpailutus ja sopimusvaihe on työn alla, löydät vinkkejä tästä IT-tukikumppanin valinta -blogisarjan toisesta osasta.
Minkälaisia seikkoja kilpailutusvaiheessa ja sopimuksen kirjoittamisessa olisi hyvä ottaa huomioon? Mistä kannattaa lähteä liikkeelle, mitä ovat kriteerit kumppaniehdokkaille ja mitä sopimuksesta tulisi löytyä? Lue alta!
Määrittele omat tarpeesi
Aloita kartoittamalla yrityksesi IT-tuen tarpeet mahdollisimman tarkasti, sillä tarvekartoitus on lähtökohta oikean kumppanin löytämiselle. Mitä haluat ulkoistaa ja mitkä tehtävät pidät mieluummin omassa hallussasi? Listaa nykyiset järjestelmät, käyttäjämäärät, sijainnit ja erityistarpeet. Usein on hyödyllistä tehdä tämä yhdessä potentiaalisen kumppanin kanssa, sillä osaava toimittaja osaa kysymyksillään tuoda esiin piilossakin olevia tarpeita.
IT-tuen kilpailutus sekä toimittajien vertailu
Älä tyydy ensimmäiseen vastaantulevaan tarjoukseen, vaan pyydä ehdotukset useammalta palveluntarjoajalta. Rakenna vertailutaulukko tärkeimmistä kriteereistä ja pisteytä tarjoajat.
Löydät kriteerit blogisarjan ensimmäisestä osasta IT-tukikumppanin valinta – Tärkeimmät kriteerit vertailun tueksi – TNNet Oy
Kiinnitä huomiota tarjousten eroihin kuten mitä palveluita perushintaan sisältyy ja mistä tulee lisäkuluja. IT-tuen kilpailutus kannattaa tehdä huolellisesti, sillä se varmistaa, että saat kilpailukykyisen hinnan ja tarpeisiisi sopivan palvelukattauksen. Samalla näet, mikä toimittaja on aidosti kiinnostunut yrityksesi kumppanuudesta, sillä jo tarjouksen laatu ja kumppaniehdokkaiden esittämien tarkentavien kysymyksien tarkkuus kertovat paljon.
Korkeimmat pisteet saaneiden toimittajien kanssa voidaan lähteä syvällisempiin keskusteluihin selvittelemään yksityiskohtaisemmin toimintamalleja ja yhteistyön mahdollisuuksia.
Kiinnitä huomiota sopimusehtoihin
Kun valinta on tehty ja sopimusluonnos on edessäsi, lue se huolellisesti läpi:
- Varmista, että ymmärrät hintamallin (esim. kiinteä kuukausimaksu vs. tuntiveloitus) ja siihen liittyvät ehdot kuten sisältyykö hintaan kaikki tarvittava palvelu vai laskutetaanko osa erikseen?
- Tarkista myös palvelutasot (SLA): vasteajat, ratkaisuajat ja mahdolliset hyvitykset, jos sovittu taso ei toteudu. Selkeästi määritellyt palvelutasot antavat sinulle turvaa ja mittarit, joilla voit valvoa palvelun laatua.
- Selvitä lisäksi, mihin itse sitoudut. Onko esimerkiksi olemassa minimisopimusaika tai muita velvoitteita? Jos yhteistä säveltä ei löydy, on hyvä olla etukäteen selvillä miten ja missä aikataulussa kumppanin voi halutessaan vaihtaa.
Sovi selkeät vastuunjaot
Hyvä sopimus määrittelee tarkasti sekä palvelun sisällön että osapuolten vastuut. Varmista, että on kirjattu, mitä kaikkea IT-tukikumppani hoitaa ja mitkä asiat jäävät oman organisaatiosi vastuulle. Epäselvät rajapinnat voivat johtaa tilanteeseen, jossa jokin tehtävä putoaa “maalien väliin”. Kun kaikki rajapinnat ja vastuut sovitaan selkeiksi heti yhteistyön alussa, kaikki tietävät roolinsa ja ongelmatilanteissa vältytään vastuun pallottelulta edestakaisin.
Arvioi yhteistyön sujuvuutta ja muista kehitys!
Kumppanin valinta ei ole kertaluonteinen tapahtuma, vaan yhteistyötä kannattaa arvioida säännöllisesti. Sovi uuden tukikumppanin kanssa esimerkiksi kvartaalipalaverit, joissa käydään läpi palvelun toteutuminen: onnistumiset, huolenaiheet ja tulevat tarpeet. Hyvä IT-kumppani myös kerää itse aktiivisesti palautetta ja on valmis kehittämään toimintaansa saadun palautteen perusteella.
Jos jokin asia ei toimi toivotulla tavalla, kannattaa se ottaa viipymättä puheeksi. Yleensä palveluntarjoaja arvostaa mahdollisuutta parantaa toimintaansa. Muista antaa myös positiivista palautetta, kun asiat sujuvat hyvin. Näin tukikumppanisi tietää, mikä on yrityksellesi oleellisen tärkeää ja osaa panostaa oikeisiin asioihin myös jatkossa.
Onko IT-tukikumppanin kilpailutus ajankohtaista?
Tutustu TNNetin ripeään IT-tukipalveluun!
TNNet tarjoaa tehokasta tukea
Meiltä löydät nopeasti reagoivan tuen, laitetoimitukset esiasennettuina plus monipuoliset lisäpalvelut. Ota yhteyttä, niin kartoitetaan organisaatiosi tuen tarve:
